Virksomhedsberedskabet Vilkår og betingelser

1. Formål

1.1. Virksomhedsberedskabet (herefter "VB") har til formål at:

a) Skabe et netværk, hvorigennem medlemsvirksomheder ved hjælp af deres kerneydelser, kapacitet eller andre ressourcer, herunder gennem omstilling af disse, kan påtage sig en aktiv beredskabsrolle med særligt fokus på at håndtere følgevirkninger af kriser.

b) Styrke robusthedsniveauet hos Falck og medlemsvirksomhederne, både enkeltvis og i fællesskab, for derved at blive et væsentligt aktiv for samfundet under krisesituationer.

c) Koordinere med relevante myndigheder i forbindelse med aktivering af beredskabet, med henblik på at imødegå konflikter eller fejlkommunikation.

d) Etablere en beredskabsmæssig organisering af erhvervslivets ressourcer med henblik på: i) At forbedre medlemsvirksomhedernes egen beredskabskapacitet. ii) At muliggøre hurtig mobilisering af nødvendige ressourcer ved større beredskabshændelser. iii) At sikre effektiv sameksistens og koordinering mellem medlemsvirksomheder under indsættelser, særligt i tidsmæssig og geografisk udstrækning uden for myndighedernes primære indsatsområder.

1.2. For at opfylde dette formål kan VB:

a) Indgå aftaler og samarbejder med relevante myndigheder og organisationer, herunder men ikke begrænset til Beredskabsstyrelsen og et fremtidigt beredskabsministerium.

b) Udvikle og gennemføre uddannelses- og træningsprogrammer for medlemsvirksomhederne og deres relevante medarbejdere med henblik på at styrke deres beredskabskompetencer.

c) Indsamle data og oprette en database med medlemsvirksomhedernes ressourcer, indsatsevne og tilgængelighed for beredskabets aktivering.

d) Facilitere vidensdeling og erfaringsudveksling mellem medlemsvirksomhederne for at optimere den samlede beredskabsindsats.

1.3 VB's aktiviteter skal tilrettelægges under hensyntagen til:

a) Omkostningseffektivitet og transparens for både VB og medlemsvirksomhederne.

b) Medlemsvirksomhedernes individuelle kapaciteter og ressourcer.

c) De gældende lovmæssige rammer for beredskabsarbejde i Danmark.

 

2. VB’s visioner og målsætninger

2.1. VB tager initiativ til at opbygge 12 beredskabskredse i Danmark. Disse er geografisk identiske med Danmarks politikredse (eksklusive Grønland, Færøerne og National enhed for Særlig Kriminalitet). Målet er, at beredskabskredsene er etablerede gennem lokale opstartsmøder i hver kreds inden udgangen af 2024. Møderne arrangeres og gennemføres af VB.

2.2. I 2025 er det VB’s vision, at hver beredskabskreds kan forvente løbende støtte fra VB til facilitering af lokale netværk mellem medlemsvirksomhederne. Målet er, at der i hver beredskabskreds tages lokalt ejerskab for den lokale tilpasning og udbygning af mulige støtteområder.

2.3. VB står for at følge denne udvikling for at kunne dele information og idéer mellem beredskabskredsene, samt skabe direkte forbindelser, hvor lokale løsninger enten er overførbare, eller der er behov for støtte og vejledning fra andre beredskabskredse/specifikke medlemsvirksomheder.

2.4. Med udbygningen af netværket og tilgangen af medlemsvirksomheder opsamles informationer med sigte på at VB i 2026 kan operere med en indsats- og ressource-database, hvor myndighederne ved behov kan forespørge på og aktivere indsatser fra medlemsvirksomhederne. VB har en eksklusiv adgang til denne database, og den enkelte medlemsvirksomhed har udelukkende indblik i egne angivelser vedr. ressourcer og indsatsevne.

2.5. Der er et særligt fokus på lokalt baseret beredskab, hvor indsættelse primært skal kunne ske på initiativ af de etablerede beredskabsgrupper. Hvis muligt ydes opfølgning og support fra VB – inkl. koordination af hjælp til/fra andre beredskabskredse. De grundlæggende indsatser skal derfor være forberedt til at ske uden mulighed for nogen kommunikation.

2.6. VB holder desuden tæt forbindelse med interesseorganisationer og andre samarbejdspartnere, der kan fremme initiativets målsætning med at være en stærk og troværdig spiller ift. Danmarks samlede robusthed.

2.7. Sideløbende med opgaverne ovenfor arbejder VB på at blive en betroet partner for nationale myndigheder og aktører med det mål at få adgang til valideret og rettidig beredskabsrelevant information, der videst og længst muligt kan deles med medlemsvirksomhederne.

2.8. VB kan som myndighedernes betroede partner videreformidle validerede informationer til brug for medlemsvirksomhedernes kritiske beslutningstagning i en krisesituation. Det vil højne sandsynligheden for at beslutninger kan træffes på et mere fuldstændigt grundlag og i tråd med øvrige medlemsvirksomheders valg og prioriteringer.

2.9. Medlemsvirksomheden kan således forsætte med egne forretningsrelevante aktiviteter længst muligt op til og under en krise, samt - i tilfælde af aktivering af lokale opgaver i regi af VB - have bedst mulig basis for at kunne levere bidrag med størst mulig effekt.

2.10. I alle tilfælde vil dette betyde en forøget evne til hurtigt og smidigt at vende tilbage til de normale forretningsgange, især fordi der holdes kontinuerlig kontakt med flest mulige medarbejdere og organisatio-nen forbliver aktiv.

2.11. Som medlemmer af VB vil medlemsvirksomhederne over tid blive eksponeret for andre medlemsvirksom-heder fra forskellige brancher, hvilket kan fordre samarbejder udover dem der understøtter skabelsen og fastholdelsen af trygheden i Danmark.

2.12. Medlemsvirksomhederne forpligter sig til at agere etisk og samfundsmæssigt ansvarligt, og altid i overensstemmelse med gældende lovgivning.

2.13. Associeringen med VB, der kontinuerligt vil arbejde for at fremstå handlekraftigt og attraktivt, åbner således også mulighed for eksponering i den brede offentlighed gennem de medier der anvendes og de gennem-førte aktiviteter der formidles for at øge kendskabet til VB’s målsætninger og evner.

2.14. VB er et nyopstået netværk og er dermed også under udvikling, hvorfor der tages forbehold for ændringer af visionerne under medlemskabet i VB.

 

3. Organisering

3.1. VB organiseres af Falck Danmark A/S. Den daglige ledelse af VB udpeges af Falck Danmark, og består ved oprettelsen af Falck Danmarks Adm. Direktør og en daglig leder af VB. VB’s ledelse udpeger en styregrup-pe, bestående af repræsentanter fra medlemsvirksomheder, organisationer, eksperter, myndigheder mv. Styregruppen består af 3-9 medlemmer. VB’s ledelse udarbejder og opdaterer løbende retningslinjer for styregruppens arbejde.

3.2. Styregruppen skal: a) rådgive VB’s ledelse og VB om strategiske emner og udvikling af VB, b) bidrage med faglig indsigt til VB’s aktiviteter, c) assistere med netværk og kontakter i branchen og d) mødes med VB’s ledelse kvartalsvis og udarbejde anbefalinger efter behov.

3.3. Styregruppens medlemmer er underlagt tavshedspligt om fortrolige oplysninger.

4. Hvem kan blive medlem

4.1. Alle virksomheder i Danmark, som ønsker at bidrage til VB, kan blive medlem. VB kan optage medlemmer fra alle brancher, og der gives ikke eksklusivitet.

4.2. Når en virksomhed indmeldes i VB skal der oplyses om virksomhedens navn, CVR-nr., adresse kontaktperson(er) ved flere kredse. Virksomheden skal angive alle relevante kredse i forbindelse med indmeldelsen. VB registrerer og opbevarer disse oplysninger i VB’s medlemssystem, hvorfra VB varetager administration og forvaltning af alle medlemskaber.

5. Fortrolighed

5.1. VB forpligter sig til at behandle alle oplysninger om medlemsvirksomhedernes individuelle forhold, herunder kapacitet og indsatsevne, fortroligt i det daglige administrative arbejde.

5.2. VB kan, når det skønnes nødvendigt for en effektiv beredskabsindsats, anvende og dele de indsamlede oplysninger med relevante myndigheder og øvrige medlemsvirksomheder uden forudgående samtykke fra den enkelte medlemsvirksomhed.

5.3. Ved anvendelse af oplysninger under beredskabsaktivering skal VB sikre, at delingen af information begrænses til det nødvendige omfang for at opfylde beredskabsformålet.

5.4. Medlemsvirksomheder forpligter sig til at behandle modtagne informationer fortroligt og kun anvende dem til beredskabsformål. Ved ophør af medlemskab skal al fortrolig information returneres til VB eller destrueres efter VB’s anvisninger.

6. Hvad leverer VB

6.1. VB etablerer 12 beredskabskredse i Danmark, svarende til landets politikredse. Lokale opstartsmøder afholdes i hver kreds inden udgangen af 2024. VB er ansvarlig for planlægning og gennemførelse af op-startsmøderne.

6.2. Fra 2025 yder VB løbende støtte til facilitering af lokale netværk mellem medlemsvirksomhederne i hver beredskabskreds. VB arbejder for at fremme lokalt ejerskab for tilpasning og udbygning af støtteområder i hver beredskabskreds.

6.3. VB følger udviklingen i beredskabskredsene for at dele information og idéer på tværs. VB skaber direkte forbindelser mellem beredskabskredse og medlemsvirksomheder for udbredelse af lokale ideer fra en beredskabskreds til relevante øvrige beredskabskredse, og yder støtte og vejledning. Videndeling gennem-føres gennem fysiske møder, videomøder og skriftlig kommunikation.

6.4. VB arbejder på at blive en betroet partner for nationale myndigheder og aktører. Målet er at opnå adgang til valideret og rettidig beredskabsrelevant information til deling med medlemsvirksomhederne senest ved udgangen af 2025.

6.5. VB udvikler en indsats- og ressource-database med information om medlemsvirksomhedernes indsatser og evner. Databasen forventes at være operationel i løbet af 2026. VB har eksklusiv adgang til databasen, mens medlemsvirksomheder kun har indblik i egne angivelser. Myndigheder kan ved behov forespørge på og aktivere indsatser fra medlemsvirksomhederne gennem VB.

6.6. VB fremmer lokalt baseret beredskab for indsættelse, primært gennem de etablerede beredskabsgrupper. VB yder opfølgning og support, herunder koordination af hjælp mellem beredskabskredse, når det er muligt. Grundlæggende indsatser forberedes til at kunne udføres uden kommunikation.

6.7. VB opretholder tæt forbindelse med interesseorganisationer og andre samarbejdspartnere. Samarbejdet har til formål at fremme VB's målsætning om at være en stærk og troværdig aktør i Danmarks samlede robusthed.

7. Medlemmernes bidrag

7.1. Som medlemsvirksomhed betales et årligt kontingent, der anvendes til at dække de løn- og driftsudgifter der hidrører VB samt til at oparbejde en afpasset kapital til investering i drift, videreudvikling og administration af VB.

7.2. VB’s ledelse aflægger regnskab til styregruppen én gang årligt til præsentation på førstkommende styregruppemøde efter regnskabsårets afslutning.

7.3. Medlemsvirksomhedernes planlægnings- og beredskabsmæssige bidrag sker som udgangspunkt på frivillig basis og på baggrund af medlemsvirksomhedernes interesse i og kapacitet til at støtte Danmarks tryghed og robusthed. Derfor forventes der ingen afregning eller godtgørelse for udførte ydelser. Løn eller anden godtgørelse til medlemsvirksomhedernes ansatte i forbindelse med udførelse af beredskabsmæssige opgaver er medlemsvirksomhedernes egen beslutning, og VB kan ikke pålægges ansvar for sådanne omkostninger.

7.4. Hvis en medlemsvirksomhed gennem VB rekvireres til at levere en specifik ydelse til beredskabsmyndigheder eller andre aktører vil medlemsvirksomheden skulle aftale med pågældende myndighed, hvilken betaling, der kan opnås. VB vil tage initiativ til forhandling med relevante myndigheder om en forud fastsat takst/tillæg/procentsats, som medlemsvirksomheder kan oppebære ifm beredskabsindsatser. Eventuelle udbudsretlige, statsstøtteretlige eller andre offentligretlige problemer forbundet hermed er VB uvedkommende, og er alene et forhold mellem den pågældende medlemsvirksomhed og myndighed.

8. Betaling

8.1. Den årlige betaling for deltagelse i VB udgør pt. DKK 15.000,- excl. moms.

8.2. Priserne for medlemskabet revideres årligt i henhold til Pkt. 14.1. Ledelsen og Styregruppen kan i fællesskab drøfte grundlaget for prisændringer, fx baseret på ændringer i aktivitetsniveau, nødvendige investeringer eller andre forhold vedr. VB.

8.3. Medlemskab tegnes for en første periode på løbende måned plus 11 måneder, regnet fra datoen for indmeldelse. Ved indmeldelse fx den 8. oktober 2024 vil den første periode da være fra 8. oktober 2024 til og med 30. september 2025. Medlemskabet fornyes herefter automatisk for en ny 12-måneders periode ved den første og efterfølgende perioders udløb, medmindre det opsiges eller bringes til ophør i henhold til Pkt. 9. Ved manglende rettidig betaling af kontingent for den nye periode suspenderes medlemskabet og adgangen til VB’s ydelser, indtil betalingen er modtaget. Hvis betaling ikke er modtaget efter fremsendelse af mindst én rykker, ophører medlemskabet, og medlemsvirksomheden mister permanent adgangen til VB’s ydelser.

9. Vilkår for opsigelse/udtræden

9.1. Udmeldelse af VB skal ske skriftligt med mindst 30 dages varsel før udløbet af den igangværende medlemskabsperiode. Rettidig udmeldelse medfører, at medlemskabet ophører ved udgangen af den indeværende periode uden yderligere forpligtelser for medlemsvirksomheden.

10. Aktivering af beredskabet

10.1. VB og de enkelte beredskabskredse udarbejder i fællesskab procedurer for aktivering af beredskabet. Procedurerne opdateres løbende i takt med udviklingen af VB og i beredskabskredsene. Beredskabet vil efter behov kunne aktiveres på initiativ af medlemsvirksomhederne i de respektive beredskabskredse, ligesom VB’s ledelse kan opfordre til at iværksætte initiativer på tværs af beredskabskredse.

11. Databeskyttelse

11.1. Falck Danmark A/S behandler personoplysninger afgivet ved tilmelding til VB med det formål at opfylde aftalen om medlemskab, herunder at identificere medlemmer, håndtere betalinger, samt at arrangere, facilitere og gennemføre VB's ydelser. Behandlingen sker i henhold til GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af aftale) og litra f (legitim interesse). Falck vil sende relevante informationer, materialer og invitationer relateret til VB til medlemsvirksomheden. Personoplysningerne videregives ikke til tredjeparter og slet-tes senest 3 måneder efter medlemskabets ophør. For yderligere information om behandling af personoplysninger henvises til VB’s privatlivspolitik.

12. Brug af logo

12.1. VB har ret til at anvende medlemsvirksomheders logo til beskrivelser og oversigter over deltagere i VB’s beredskabsnetværk, herunder på hjemmesider, i materiale, på sociale medier og overfor andre medlems-virksomheder.

12.2. Medlemsvirksomhederne har ret til at anvende VB’s logo ved angivelse af medlemsvirksomhedens deltagelse i VB’s beredskabsnetværk, herunder på hjemmesider, i materialer, på sociale medier og overfor medlemsvirksomhedens kunder. VB’s logo skal til enhver tid linke til virksomhedsberedskabet.dk hvis det anvendes digitalt, fx ved anvendelse på hjemmesider eller i signaturer. Anvendes logoet på sociale medier skal VB tagges, hvor muligt og #Virksomhedsberedskabet anvendes.

12.3. Logoer må ikke anvendes til formål, aktiviteter eller arrangementer, der er uforenelige med VB. Logoer må under ingen omstændigheder gengives til formål, der er ulovlige eller strider mod den offentlige moral. Overtrædelse heraf betragtes som misligholdelse.

 

13. Ansvar

13.1. VB arrangerer, afholder og faciliterer møder i de forskellige beredskabskredse, men påtager sig intet ansvar for rigtigheden af oplysninger eller information udvekslet under disse møder.

13.2. Medlemsvirksomheder er ansvarlige for deres egne handlinger og undladelser under beredskabsindsatser.

13.3. VB og Falck Danmark A/S påtager sig ikke ansvar for omkostninger, udgifter, skader eller tab, der måtte opstå som følge af medlemsvirksomhedernes deltagelse i beredskabsaktiviteter.

13.4. Uanset begrænsningerne anført i nærværende pkt. 13, kan VB’s samlede erstatningsansvar overfor en enkelt medlemsvirksomhed ikke overstige to gange den årlige betaling.

13.5. Medlemsvirksomheder opfordres til at sikre tilstrækkelig forsikringsdækning for deres aktiviteter i forbindelse med VB.

14. Ændringer

14.1. Varsling og gennemførelse af ændringer VB kan ændre denne aftale, herunder medlemsbetingelser og ydelser, med 3 måneders skriftligt varsel til udgangen af en måned. Mindre væsentlige ændringer kan dog gennemføres med 1 måneds varsel.

Ændringer i priser kan ske en gang årligt, med virkning fra 1. september. Prisændring meddeles senest 1 måned forud. Prisændringer får virkning fra den førstkommende betaling efter ændringens gennemførelse.

Ændringer begrundet i lov eller myndighedskrav kan gennemføres uden varsel. VB skal gøre den til enhver tid gældende version af aftalen tilgængelig for medlemsvirksomhederne på VB’s hjemmeside.

14.2. Hvis en medlemsvirksomhed ikke kan acceptere de varslede ændringer, har denne ret til at opsige sit medlemskab skriftligt med 1 måneds varsel til udgangen af en måned, uanset eventuelle bindingsperioder. Opsigelsesretten skal udøves inden ændringernes ikrafttræden. Ved sådan opsigelse sker der ingen tilbagebetaling af allerede betalt kontingent. Fortsætter medlemsvirksomheden sit medlemskab efter ændringernes ikrafttræden, anses ændringerne for stiltiende accepteret.

15. Tvister og værneting

15.1. Parterne forpligter sig til at søge eventuelle tvister løst gennem forhandlinger i god tro inden for en rimelig frist.

15.2. Såfremt en tvist ikke kan løses gennem forhandling som beskrevet i Pkt. 15.1, er enhver af parterne berettiget til at indbringe tvisten for de almindelige danske domstole. Retten på Frederiksberg er værneting i første instans for alle tvister, der måtte udspringe af eller i forbindelse med medlemskabet, herunder tvister om aftalens eksistens, gyldighed eller ophør.

Opdateret den 26. september 2024